A administração tributária das Receitas Federal, dos estados e dos municípios possui hoje ferramentas de fiscalização automatizadas que cruzam várias bases de dados: notas fiscais eletrônicas, movimentações financeiras que são informadas de forma obrigatória por instituições financeiras e operadoras de cartões e obrigações acessórias como, por exemplo Sped Fiscal e PGDAS.
Quando os números não batem, acende-se um alerta — e a não emissão das notas fiscais de todos os valores recebidos na conta bancária da empresa viram autuação.
Entenda onde mora o risco – alguns exemplos práticos:
• Exemplo 1: Determinada empresa vendeu R$ 1.000,00 no débito, a maquininha liquida em um dia e entra R$ 990,00, já descontada a tarifa da administradora de cartões, no extrato da empresa. A empresa não emite nota fiscal dessa venda e, como consequência a receita auferida no valor de R$ 1.000,00 não é informada no Sped Fiscal ou no PGDAS. Resultado para a empresa = malha fiscal por omissão de receita, pois a empresa deveria ter emitido a nota fiscal no valor de R$ 1.000,00.
• Exemplo 2: A mesma empresa do exemplo anterior efetuou uma venda no valor total de R$ 2.000,00 mas emitiu uma nota parcial no valor de R$ 1.000,00 (popularmente chamada de “meia nota”). A referida venda foi recebida integralmente via Pix ou cartão. Resultado para a empresa = malha fiscal por omissão de receita, pois a empresa deveria ter emitido a nota fiscal no valor de R$ 2.000,00.
• Exemplo 3: Foi efetuada uma venda por determinada empresa que, logo após o recebimento dessa venda via Pix ou cartão, cancela a nota fiscal referente a mesma operação. Resultado para a empresa = malha fiscal por omissão de receita
Duas práticas simples que eliminam o risco de cair em malha fiscal:
Emita 100% das notas fiscais – Todas as vendas, independentemente do meio de recebimento, seja dinheiro, cartão de débito ou de crédito, PIX e, até mesmo cheque, devem ter documento fiscal correspondente.
Confira e concilie – Compare caixa, relatório de vendas do sistema, relatório de vendas da máquina de cartão e extrato bancário diariamente.
A conciliação deve identificar: valor bruto das vendas, descontos, tarifa da administradora de cartões, antecipações, estornos e recebimentos de vendas parceladas.
Sugestão de check list para conciliação:
Os dados mínimos sugeridos são:
• Data da venda;
• Número da nota fiscal de venda;
• Valor bruto da venda;
• Forma de recebimento — Exemplos – débito, crédito à vista ou parcelado — dinheiro, pix, cheque ou crediário próprio;
• Data do recebimento da venda pela administradora de cartões;
• Valor líquido recebido da venda;
• Tarifas e descontos do valor a receber.
Mais um exemplo:
• Venda: R$1.000,00 no crédito em 1x;
• Tarifa da administradora de cartões de 3,5%: R$35,00;
• Valor líquido recebido no extrato bancário: R$965,00;
• No sistema da empresa: registrar a receita bruta no valor de R$1.000,00, registrar a despesa no valor de R$35,00 e registrar em contas a receber o valor líquido de R$ 965,00; e
• Por último, quando efetivamente recebido o valor de R$ 965,00 na conta bancária da empresa, registar a disponibilidade do valor no sistema, bem como, baixar R$ 965,00 do contas a receber.
Situações de erro: como agir rápido e corretamente
Se durante a conciliação você descobriu divergências ou omissão de receita, aja conforme o roteiro abaixo:
1. Identifique e documente o erro:
Salve relatórios, comprovantes, extratos e prints do sistema. Trace a origem: falta de emissão de nota fiscal, duplicidade de emissão de nota fiscal para uma única venda ou cancelamento indevido.
2. Corrija o faturamento:
Emita nota fiscal extemporânea, se as legislações estadual e municipal permitirem.
Se houver nota fiscal cancelada indevidamente, fature a venda novamente e certifique-se de que a mesma não será cancelada novamente.
Caso identifique nota emitida em duplicidade para uma única venda, providencie o cancelamento ou o estorno da nota fiscal excedente.
3. Regularize os tributos:
Recalcule os tributos devidos referentes a venda não faturada e recolha a diferença com a multa por mora e os juros aplicáveis.
4. Registre as operações:
Protocole pagamentos, guarde comprovantes e protocolos de retificação. Mantenha um dossiê com documentos que justifiquem a retificação.
A importância dos controles internos e o uso tecnologia da automação
• Integração do ponto de venda com o sistema e o emissor de nota fiscal: quanto mais automática a emissão da nota no momento da venda, menor a margem de erro.
• Automatização de procedimentos: ferramentas que importam extratos bancários e de cartão e os cruzam com as notas fiscais emitidas reduzem o trabalho manual.
• Alertas inteligentes: criação de regras que disparem avisos automáticos quando houver diferenças na conciliação.
• Auditorias internas periódicas: auditorias em ciclos mensais ou trimestrais para revisar amostras.
Conclusão — prioridades imediatas para eliminar riscos
1. Adote a regra de 100% das notas emitidas;
2. Faça conciliação diária entre relatório de vendas, relatório de notas fiscais emitidas e extratos bancários e de cartões;
3. Ao errar – corrija rápido, recolha os tributos da venda não faturada e documente a correção;
4.Automatize onde for possível e mantenha procedimentos escritos e auditáveis.
Editorial: InforGrafic Editora
www.inforgrafic.com.br
Texto escrito por: Gerson Eliseu Toporosky Junior
